Hướng dẫn cách sử dụng máy scan chi tiết, đơn giản nhất

Tìm hiểu cách sử dụng máy scan là một trong những vấn đề được nhiều người quan tâm, đặc biệt là tại các văn phòng hành chính, bởi nhu cầu scan, sao chép, lưu trữ tài liệu là rất cao. Tuy nhiên, việc sử dụng máy scan cũng không quá khó, hãy cùng Máy văn phòng Á Mỹ tìm hiểu các thông tin về loại máy này cũng như cách dùng trong bài viết sau nhé!

Tổng quát về cách sử dụng máy scan

Tìm hiểu về tổng quan máy scan, bạn sẽ biết được các bộ phận, chức năng của loại máy này. Từ đó sẽ có cách sử dụng máy scan hợp lý, nhằm tối ưu hiệu suất hoạt động và kéo dài tuổi thọ. 

Máy scan là gì?

Máy scan hay còn gọi là scanner trong tiếng Anh, tiếng Việt gọi là máy quét, sao chụp và lưu trữ dữ liệu từ các hình ảnh vật lý như văn bản in, áp phích, trang tạp chí, sách,... Việc scan, sao chụp này thường nhằm mục đích lưu trữ, hiển thị và chỉnh sửa tài liệu trên máy tính.

Tìm hiểu cách sử dụng máy scan Epson

Máy scan dùng để làm gì?

Các tài liệu có thể dùng để scan thường dưới dạng tờ, bề mặt phẳng và cho phép quét, sao chụp hình ảnh trắng - đen hoặc nhiều màu. Máy scan thường được thiết kế tích hợp với các phần mềm chỉnh sửa hình ảnh, văn bản đi kèm như Photoshop. Nhờ phần mềm này, bạn có thể thao tác để chỉnh sửa kích thước, màu sắc, thậm chí điều chỉnh nội dung nếu cần. 

Bên cạnh đó, máy scan còn sở hữu một số công dụng đặc biệt sau:

Giúp lưu trữ các tài liệu quan trọng

So với việc xây dựng kho để lưu trữ khối lượng khổng lồ các văn bản, tài liệu giấy thì scan nội dung để lưu trữ trong hệ thống máy tính sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn nhiều. Hơn nữa, việc lưu trữ tài liệu trên máy tính cũng giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, truy xuất dữ liệu, tăng năng suất làm việc. 

Bảo mật thông tin tuyệt đối

Các thông tin được lưu trữ qua máy scan đều được cài đặt mã bảo mật và yêu cầu nhập mật khẩu khi truy cập. Vì vậy, bạn không còn phải lo về vấn đề bị mất cắp, thất lạc dữ liệu quan trọng sau khi ứng dụng cách sử dụng máy scan. 

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

Các file tài liệu đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy tính và phân chia thành nhiều dạng, đề mục khác nhau. Khi cần, bạn chỉ cần truy xuất đúng vị trí là đã có được tài liệu một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các file tài liệu sau khi scan còn cho phép người dùng chia sẻ dưới dạng tập tin qua email, công cụ đám mây mọi lúc mọi nơi. Từ đó, giúp rút ngắn khoảng cách và đơn giản hóa việc tiếp cận tài liệu. 

Máy scan mang nhiều ưu điểm như thế, tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng máy scan sao cho phù hợp với mục đích. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, đôi khi còn làm hư hỏng máy scan nếu sử dụng không đúng mục đích. Hãy cùng tham khảo cách sử dụng máy scan được Máy văn phòng Á Mỹ tổng hợp trong nội dung sau!

Tham khảo thêm các dòng máy scan chính hãng tại Á Mỹ:

• MÁY SCAN EPSON DS 50000 Chính Hãng 

• MÁY SCAN EPSON DS-410

Hướng dẫn cách sử dụng máy scan chi tiết nhất

Để có cách sử dụng máy scan chính xác và tối ưu hóa các chức năng thì bạn cần thực hiện một số bước cụ thể sau:

Hướng dẫn cách sử dụng máy scan chi tiết nhất

Bước 1: Chuẩn bị 

Bạn cần chuẩn bị máy scan của các thương hiệu uy tín, chính hãng hàng đầu như máy scan Epson, Canon, HP,... Đây đều là các hãng sản xuất và cung cấp máy scan chất lượng, giúp bạn nâng cao hiệu suất trong việc lưu trữ, sao chụp tài liệu giấy thành file trên máy tính.

Phần mềm Adobe Acrobat có chức năng hỗ trợ chuyển đổi nội dung được scan thành dạng tài liệu có thể đọc được khi mở trên máy tính. 

Ngoài ra, bạn cũng cần một số phần mềm chỉnh sửa hình ảnh hoặc văn bản nếu cần điều chỉnh lại màu sắc, nội dung sau khi scan. 

Bước 2: Đặt tài liệu cần sao chụp vào máy scan

• Máy scan cần được kết nối với máy tính và khởi động. 
• Mở nắp máy scan để bắt đầu quá trình quét dữ liệu.
• Úp bề mặt cần sao chụp dữ liệu xuống dưới sao cho áp sát vào mặt kính của máy scan.
• Tài liệu cần được đặt đúng chiều và vị trí đã được đánh dấu sẵn trên máy. Vị trí này thường được đánh dấu bằng mũi tên hoặc số 0, tùy vào từng dòng máy của các hãng khác nhau.

Bước 3: Tùy chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm

• Mở phần mềm scan rồi tùy chỉnh một số thông số cần thiết như màu sắc, kích cỡ bản scan.
• Nhấn nút “Scan” trên phần mềm và nhấn “Scan” trên máy scan sau khi hoàn tất các tùy chỉnh cần thiết rồi tiến hành scan tài liệu. 

Hướng dẫn sử dụng máy scan Epson V39

Bước 4: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi đã thực hiện cách sử dụng máy scan với các tài liệu cần thiết, bạn có thể dùng phần mềm Adobe Acrobat để chuyển định dạng thành file pdf hoặc ghép nhiều tài liệu riêng thành một file chung. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để tìm kiếm các văn bản scan.

Ngoài phần mềm Adobe Acrobat, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm chỉnh sửa hình ảnh khác như Adobe Photoshop để khắc phục lỗi văn bản bị mờ, nhòe hay muốn đổi màu, chỉnh sửa nội dung,... 

Địa chỉ bán máy scan chính hãng, giá rẻ, chất lượng tốt

Máy scan vừa mang nhiều ưu điểm với các tính năng hữu ích, vừa dễ sử dụng. Đó cũng chính là lý do vì sao loại máy này luôn có mặt tại các văn phòng làm việc. Việc sử dụng máy scan giúp tiết kiệm được rất nhiều không gian lưu trữ cũng như thời gian truy xuất dữ liệu khi cần. 

Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy scan đến từ các hãng sản xuất khác nhau với chất lượng và giá cả vô cùng đa dạng. Điều này vô tình khiến bạn băn khoăn không biết nên lựa chọn loại máy scan nào chất lượng, phù hợp với nhu cầu mà giá cả phải chăng. 

Vậy thì còn chần chờ gì mà không đến ngay Máy văn phòng Á Mỹ để được tư vấn cách sử dụng máy scan và tham khảo các loại máy scan Epson, Canon, HP chính hãng, hàng đầu thế giới. 

Máy văn phòng Á Mỹ là một trong những đơn vị chuyên phân phối các sản phẩm máy móc, thiết bị văn phòng uy tín hàng đầu Việt Nam với hơn 15 năm kinh nghiệm. Chúng tôi tự hào là đối tác đáng tin cậy của nhiều hãng sản xuất máy móc nổi tiếng trên thế giới như Epson, HP, Canon, Samsung, Ricoh, Toshiba, Vaio, Lenovo,... Bên cạnh đó, chúng tôi cũng là nhà cung cấp thiết bị văn phòng cho hàng trăm đối tác tại Việt Nam như xí nghiệp, trường học, bệnh viện,... 

Hãy đến với Máy văn phòng Á Mỹ để được tham khảo và hướng dẫn cách sử dụng máy scan một cách tận tình nhất!

Với những thông tin được đề cập trong bài viết, chắc hẳn bạn cũng đã hiểu hơn về cách sử dụng máy scan cũng như những ưu điểm của thiết bị này trong văn phòng. Nếu có thắc mắc về cách sử dụng máy scan hay có nhu cầu tham khảo các mẫu thiết bị văn phòng khác, hãy liên hệ với Máy văn phòng Á Mỹ ngay hôm nay để được tư vấn tận tình nhất!