Lợi ích của máy scan trong các văn phòng chuyên nghiệp

Nói đến máy in, máy photocopy thì ai cũng biết, bởi nó đã quá quen thuộc và phổ biến. Nhưng nói đến máy scan espon có thể có rất nhiều người chưa biết nó có hình dạng thế nào và nó được sử dụng để làm gì. Vậy nên hôm nay máy văn phòng Á Mỹ sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về dòng máy này và những lợi ích mà nó đem lại cho các văn phòng chuyên nghiệp

Máy scan được sử dụng để làm gì?

Hiện nay máy scan được sử dụng nhiều trong các văn phòng, công ty, các gia đình, nó là một thiết bị có khả năng quét hình ảnh và chữ trên các loại giấy cứng và trên được cả thẻ cứng, sau đó lưu trữ vào đĩa  cứng của máy tính dưới dạng bản mềm. Các bản mềm sẽ được chuyển sang các file lưu trữ như JPEG, BMP, PDF, TIFF… để bạn có thể lựa chọn được một định dạng phù hợp với công việc.

Có thể nói một cách dễ hiểu về chức năng của máy scan đó là: Văn phòng làm việc của bạn có rất nhiều các tài liệu cần được lưu trữ, những nó quá nhiều và để trong các bản in giấy mà để lâu rất có khả năng sẽ bị mối mọt hoặc mục nát, vì vậy bạn cần đưa những tài liệu đó để lưu trữ vào máy tính và chia sẻ cho người khác, lúc này máy scan sẽ giúp bạn. Thiết bị sẽ giúp bạn chụp lại những hình ảnh đó thông qua công nghệ quang học để lưu trữ tài liệu và chia sẻ cho người khác. Mỗi máy scan có độ phân giải khác nhau, vì vậy nếu độ phân giải càng cao thì máy sẽ mang đến hình ảnh càng chân thực và rõ nét hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng máy scan chi tiết, đơn giản nhất

Lợi ích khi sử dụng máy scan trong các văn phòng

Đối với các văn phòng, công ty, doanh nghiệp việc sao chép và lưu trữ dữ liệu được diễn ra thường xuyên vì vậy việc có một thiết bị scan là điều hoàn toàn cần thiết. Vậy lợi ích mà thiết bị này đem đến cho các văn phòng là gì?

Tiết kiệm không gian văn phòng

Với một thiết kế nhỏ gọn máy không chiếm nhiều diện tích trong không gian văn phòng của bạn. Bạn có thể để máy ở bất cứ một vị trí nơi nào trong phòng thuận tiện cho công việc của bạn, có thể di chuyển máy một cách dễ dàng. Một chiếc máy scan sẽ giúp cho không gian làm việc của bạn trở nên sang trọng và chuyên nghiệp hơn.

Giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên

Nếu như trước kia việc lưu trữ thường là để các tài liệu trong kho, khi nào cần thì sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, bởi phải phải vào trong khi tìm kiếm theo cách truyền thống. Nhưng bây giờ tài liệu được lưu trữ bằng máy scan, nên khi tìm tài liệu đã được lưu trong hệ thông nhân viên chỉ cần gõ tên tài liệu đã lưu để tìm kiếm, sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng,  không phải mất nhiều thời gian như trước kia. Nhân viên có thể làm thêm các công việc khác thay vì phải đi tìm kiếm tài liệu, giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Giảm được tình trạng mất hoặc thiếu tài liệu

Với cách lưu trữ tài liệu truyền thống việc bị mất tài liệu liệu sẽ bị xảy ra, chưa kể đến những tài liệu lưu trữ lâu năm sẽ bị mục nát. Nhưng giờ việc sử dụng lưu trữ tài liệu bằng máy scan thì việc mất mát tài liệu sẽ được giảm thiểu một cách tối đa.

Có khả năng khôi phục được tài liệu sau thảm họa

Tài liệu được lưu trữ ở trong kho thì khi có các vụ hỏa hoạn nổ ra việc bảo toàn được tài liệu rất khó, và có khả năng sẽ mất hết. Nhưng khi sử dụng máy scan thì bạn có thể khôi phục lại được những dữ liệu đã lưu sau hỏa hoạn, bởi các tài liệu đã được lưu trữ trên máy tính và được sao lưu thường xuyên. Chính vì vậy mà ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng thiết bị này để lưu trữ tài liệu

Cải thiện an ninh thông tin

Khi thông tin được lưu vào trong thiết bị, nó sẽ được cài đặt mã truy cập để tăng cường tính bảo mật thông tin trong kinh doanh. Ví dụ như hình ảnh được quét nó sẽ được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chứ ký số để xác thực nội dung. Vì vậy bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi tài liệu đã được lưu trong máy.

Dễ dàng tìm kiếm tài liệu ở bất cứ nơi đâu

Thiết bị scan chuyên dụng có khả năng chia sẻ được các tài liệu qua mail, công cụ đám máy và các công cụ ứng dụng. Vậy nên các nhân viên có thể dễ dàng tiềm kiếm tài liệu dù ở bất cứ nơi nào, thuận lợi cho công việc của họ.

Với những thông tin trên chúng ta không thể phủ nhận rằng máy scan espon đem lại rất nhiều lợi ích, nhất là những nơi nào cần lưu trữ nhiều tài liệu. Nhưng hiện nay trên thị trường có vô số dòng máy scan cho bạn lựa chọn nên khó có thể lựa chọn được dòng máy nào đáp ứng được nhu cầu cũng như phục vụ hiệu quả tốt nhất cho công việc của bạn. Nếu còn đang băn khoăn thì hãy liên hệ với siêu thị máy văn phòng Á Mỹ để được tư vấn một cách chi tiết. Á Mỹ chuyên cung cấp thiết bị máy văn phòng, ngoài ra còn có dịch vụ chuyên sửa chữa máy văn phòng chất lượng

Hãy liên hệ với chúng tôi để có giá sản phẩm tốt nhất

Hotline: 092.88.22.118 - 092.88.22.119
☀ 69 Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội.
☀22 Hàm Nghi - Thanh Khê - Đà Nẵng.
☀383 Trần Phú - Phường 8 - Quận 5 - Tp HCM.