Một vài lưu ý lựa chọn máy in cho doanh nghiệp của bạn

Tối ưu hóa công việc của doanh nghiệp của bạn, khi lựa chọn máy in bạn cần lưu ý các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để đưa ra quyết định mua hàng đúng đắn nhất. Bạn nên cân nhắc mua máy in nào thì phù hợp với nhu cầu của công ty cũng như mang lại hiệu quả công việc cao cho đơn vị của bạn.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp của bạn, lựa chọn tương ứng với công suất, tính năng, giá tiền tương ứng. Một vài lưu ý lựa chọn máy in cho doanh nghiệp sau đây hy vọng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn

Chọn máy in loại nào?

Máy in phun hay máy in laser, máy in đơn năng hay đa năng? Trên thị trường hiện nay, máy in được thiết kế rất đa dạng về cả mẫu mã và chủng loại. Không chỉ đơn thuần là một máy in thông thường, máy in hiện đại còn tích hợp các chức năng copy, scan, fax. Thậm chí các máy in đa chức năng còn có thể gửi mail rồi saoo lưu sang USB hay thẻ nhớ mà không cần kết nối với máy tính. Máy in phun cho chất lượng hình ảnh cao hơn máy in laser nhưng tốc độ thì lại không bằng máy in laser. Vì vậy, bạn cần hiểu rõ doanh nghiệp của bạn đang cần một chiếc máy có tính năng như thế nào để sử dụng cho hợp lý. Có thể bạn có thể mua một máy đa chức năng với nhiều công dụng khác nhau cho doanh nghiệp của mình nhưng doanh nghiệp bạn lại chỉ cần in bản in đơn sắc và cũng không cần đến chức năng fax, scan. Thì bạn đang lãng phí một khoản không nhỏ cho doanh nghiệp mình. Bởi chi phí ban đầu và duy trì máy in đa năng chắc chắn lớn hơn máy in đơn năng. Hoặc bạn mua chiếc máy in phun màu mà không xét xem doanh nghiệp bạn có in màu hay không thì đó là một điều đáng tiếc cho công ty của bạn.

MÁY IN LASER ĐA CHỨC NĂNG CANON MF221D

Loại tài liệu cần in là loại gì?

Như đã nêu, nếu doanh nghiệp của bạn có in bản in màu và cần độ sắc nét cao thì nên lựa chọn máy in phun màu là tốt nhất. Nhưng nếu doanh nghiệp bạn chỉ in các loại tài liệu thông thường và có in màu cũng không cần đến mức hoàn hảo thì nên mua máy in laser.

Dựa trên kế hoạch của công ty và các văn bản, báo cáo có cần đồ họa không? Bạn phải xác định chính xác loại tài liệu cơ sở của bạn cần dùng là gì thì việc lựa chọn máy in sẽ đơn giản hơn nhiều. Ví như đa phần hiên nay các công ty thường sử dụng máy in đa chức năng đơn sắc để dùng cho công việc in ấn thì đó là một lựa chọn thông minh để tiết kiệm chi phí cũng như phù hợp với công việc in ấn tài liệu thông dụng.

MÁY IN PHUN MÀU EPSON L805

Tốc độ in ảnh hưởng như thế nào đến công việc in ấn của doanh nghiệp?

Đối với các văn phòng nhỏ thì tốc độ in ấn không ảnh hưởng nhiều nếu công việc không quá bận rộn. Bởi các máy in trên thị trường hiện nay đều có thể in với tốc độ trên 15 trang đơn sắc/ phút cho khổ giấy A4.

Đối với các doanh nghiệp lớn hay đơn vị chuyên in ấn thì tốc độ in là điều đáng quan tâm. Khi tốc độ in lớn sẽ cho năng suất công việc cao hơn rất nhiều. Khi đề cập đến tốc độ in, máy in laser in nhanh hơn máy in phun.

Để đảm bảo quá trình in ấn bạn cần cân nhắc xem doanh nghiệp của bạn đang cần máy in với công suất bao nhiêu trên tháng.

Ước tính số trang in hàng tháng là bao nhiêu?

Tốc độ in ảnh hưởng đến công việc in ấn của doanh nghiệp của bạn thì bạn phải ước tính được số trang in trong một tháng lớn hay không. Máy in công suất cao có thể xử lý giấy tốt hơn đồng thời hạn chế tình trạng kẹt giấy.

Kiểu kết nối doanh nghiệp bạn cần là?

CÁC CỔNG KẾT NỐI PHÍA SAU MÁY IN

Sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc in ấn có kết nối không dây càng trở nên phổ biến hơn. Đảm bảo việc in ấn từ bất cứ nơi nào và ở đâu. Khác với các công kết nối truyền thống như USB hay mạng có dây, kết nối không dây tiện lợi hơn rất nhiều đối với việc truyền tải dữ liệu nhanh và xa hơn trong mạng nội bộ của công ty. Tuy nhiên, hầu hết trong các văn phòng hiện nay vẫn đang sử dụng các máy in có kết nối truyền thống bởi công việc in ấn có người quản lý hay ít người dùng. Vậy tùy theo nhu cầu của công ty, bạn nên xem xét tổng thể công việc in ấn có cần liên kết với nhau không để bạn lựa chọn máy in thích hợp.

Mức chi phí doanh nghiệp bạn dành cho công việc in ấn là bao nhiêu?

Ngân sách chi trả cho công việc in ấn có thể là một câu hỏi đầu tiên của doanh nghiệp khi đi vào vận hành hoạt động hay chuyển đổi nhu cầu sử dụng máy in. Tổng chi phí cho công việc in ấn không chỉ có chi phí mua máy ban đầu, mực, giấy mà còn cả chi phí sử dụng điện nữa. Vì thế, khi lựa chọn máy in cho doanh nghiệp bạn cũng cần dựa vào mức doanh nghiệp chi trả cho hoạt động in ấn là bao nhiêu.

Trong kinh doanh, công thức tính tổng chi phí sở hữu thường dùng là:

TCO = CPBĐ + COP + AEC. Trong đó, TCO (Total cost of ownership) là tổng chi phí sở hữu, CPBĐ là chi phí mua máy ban đầu, COP (Cost of print) chi phí cho mực và giấy in, AEC (Average electricity costs) là tiền điện hàng tháng cho máy in.

Ngoài ra, các thông số kỹ thuật của máy in cũng cần quan tâm khi bạn muốn tìm hiểu kĩ hơn. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Một vài lưu ý lựa chọn máy in cho doanh nghiệp của bạn ở trên, mong rằng bạn có thể lựa chọn máy in phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.