Máy in hết mực: Cách nhận biết và hướng xử lý

Máy in hết mực và làm thế nào để xử lý là vấn đề được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là những ai làm việc trong môi trường văn phòng, có nhu cầu sử dụng máy in nhiều. Cùng Máy văn phòng Á Mỹ tìm hiểu chi tiết về các dấu hiệu nhận biết cũng như cách khắc phục trong nội dung bài viết sau!

Các dấu hiệu máy in hết mực

Máy in hết mực mà không được nhận biết và khắc phục từ sớm có thể làm ảnh hưởng đến kết quả in cũng như hiệu suất làm việc của máy. Một số dòng máy in bị hết mực mà không thay có thể bị hỏng hóc và rất khó để bảo trì, sửa chữa.

Chính vì vậy, bạn cần phải nắm rõ các dấu hiệu cho biết khi nào máy in sắp hoặc hết mực để có hướng giải quyết kịp thời.

Sau đây là một số dấu hiệu vô cùng dễ nhận biết khi máy in hết mực, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Có vệt trắng chạy dọc trên bản in là dấu hiệu máy in hết mực

Vệt trắng chạy dọc bản in là dấu hiệu dễ dàng nhìn thấy nhất khi máy in hết mực. Điều này đồng nghĩa với việc lượng mực còn lại trong hộp mực không còn khả năng phủ mực trên giấy như trước nữa. 

Có vệt trắng chạy dọc trên bản in là dấu hiệu của máy in hết mực

Máy cảnh báo hết mực in

Hầu hết các sản phẩm máy in hiện đại ngày nay đều có phần cảnh báo máy in hết mực trên màn hình, bảng điều khiển hoặc đèn cảnh báo,... Các dấu hiệu này sẽ phụ thuộc vào từng dòng máy, hãy đọc kỹ hướng dẫn của từng model để phát hiện kịp thời và giải quyết ngay.

Một số dòng máy in có thể sẽ hiển thị mã lỗi trên màn hình, bạn có thể đối chiếu với bảng mã lỗi của nhà sản xuất đính kèm sẵn. Tuy nhiên, nếu không còn giữ bảng mã lỗi thì bạn có thể tìm kiếm trên Google để xác định nguyên nhân chính xác. 

Ngoài ra, một số dòng máy in hiện đại hơn được điều khiển từ xa bằng phần mềm có thể phát tín hiệu cảnh báo hết mực trên màn hình điện thoại hoặc máy tính, giúp bạn dễ dàng nhận biết. 

Cảnh báo máy in hết mực trên máy in Brother

Tự ước lượng dựa trên lượng giấy đã in

Đây là cách nhận biết máy in hết mực đơn giản nhưng cũng cần có sự tính toán một chút. Vì thông thường, các hãng sản xuất máy in để có đưa ra những tiêu chuẩn nhất định về hiệu suất làm việc, trong đó có giới hạn về số lượng bản in tối đa của một hộp mực. Số liệu này được tính toán chính xác với độ phủ được quy định là tương đương 5%.

Dựa vào lượng giấy còn lại có thể biết được máy in hết mực

Cách nhận biết máy in hết mực này cực kỳ đơn giản và hữu ích đối với những dòng máy in không có màn hình hiển thị. Bạn chỉ cần xác định 1 hộp mực in được bao nhiêu trang rồi tự ước lượng. 

Chẳng hạn như máy in Canon 2900 có độ phủ mực được quy định là 5% sẽ in được tối đa khoảng 1500 bản, tương đương với 3 ram giấy 1500 tờ. Thông số về tổng lượng bản in sẽ được thể hiện trong bản hướng dẫn hoặc ghi rõ trên bảng thông số kỹ thuật. 

Tuy nhiên, phương pháp xác định này đòi hỏi bạn phải có sự quan sát và ước lượng được tổng lượng bản in mà máy đã “sản xuất” để có con số chính xác nhất. 

Dựa vào các thông báo lỗi

Khi máy in hết mực, trên màn hình máy tính kết nối với máy in có thể sẽ xuất hiện một số thông báo về lỗi hoặc mã lỗi, cụ thể như sau:

• The printer does not recognize the ink cartridge.
• The ink cartridge is not aligned correctly.
• Printer cartridge is defective.

Dựa vào các thông báo lỗi để biết được máy in có bị hết mực hay không

Một số chức năng in không hoạt động

Đối với các dòng máy in màu, khi máy hết mực in hoặc sắp hết mực một số chức năng trên máy in sẽ không còn hoạt động gây ra tình trạng mờ chữ và không sắc nét khi in.

Bên cạnh việc để ý các thông báo lỗi về mực của máy in trên màn hình máy tính thì bạn cũng nên kiểm tra lại kỹ lưỡng xem máy in đã được bật chưa, hộp mực có đặt đúng vị trí hay không. Một số loại máy in nếu để trong thời gian dài mà không sử dụng thì có thể mực sẽ bị khô, làm ảnh hưởng đến chất lượng bản in. 

Tham khảo: Một số lỗi máy in không chạy

Một số chức năng in không hoạt động là dấu hiệu máy in hết mực

Khi mực máy in ở mức thấp hay gần hết thì một số chức năng sẽ không thể hoạt động, đặc biệt là ở các hộp mực máy in màu, chữ bị mờ, nhòe, không sắc nét.

Vì vậy, khi gặp phải tình trạng này thì có thể máy in đã bị hết mực, hãy thay hoặc bổ sung ngay nhé!

Cách khắc phục hết mực máy in

Bên cạnh việc tìm hiểu các dấu hiệu nhận biết máy in hết mực như thế nào thì cách khắc phục ra sao cũng quan trọng không kém. 

Tìm hiểu cách khắc phục lỗi hết mực máy in

Tùy theo từng dòng máy in cũng như nhu cầu mà bạn có thể có phương pháp khắc phục tương ứng như bổ sung thêm mực hoặc thay cả hộp mực mới. 

Đổ mực máy in 

Trong trường hợp khẩn cấp mà máy in bị hết mực thì bạn có thể thử lấy hộp mực ra lắc đều rồi lắp vào như và in lại như thường. Cách làm này có thể là giải pháp “cứu cánh” nhanh chóng trong trường hợp cấp bách, tuy nhiên lại không phải là cách khắc phục tốt nhất. 

Sau khi giải quyết xong việc in tài liệu quan trọng thì bạn nên tiến hành đổ mực máy in ngay lập tức để hạn chế tối đa nguy cơ làm hỏng máy. 

Bên cạnh đó, ưu điểm của phương pháp này đó là chi phí khá rẻ, phù hợp cho máy in tại gia đình và tại các văn phòng làm việc nhỏ. 

Bơm mực máy in

Thay hộp mực mới để khắc phục máy in hết mực

Bên cạnh việc đổ mực máy in thì các nhà sản xuất khuyến khích bạn nên ưu tiên thay hộp mực mới hơn, bởi điều này sẽ đảm bảo chất lượng mực là chính hãng tuyệt đối. Vì là sử dụng mực máy in chính hãng do chính nhà sản xuất máy in sản xuất nên hoàn toàn tương thích, giúp kéo dài tuổi thọ của máy một cách tối đa. 

Thay hộp mực mới là cách tốt nhất để khắc phục lỗi máy in hết mực

Tuy nhiên, một nhược điểm lớn nhất của cách thay hộp mực mới này đó là giá thành khá cao. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu thật kỹ và xác định chính xác loại mực ứng với dòng máy in đang dùng. 

Bạn đừng quá lo lắng về vấn đề chi phí thay hộp mực quá cao, bởi giá trị kéo dài tuổi thọ, tăng hiệu suất làm việc mà máy in nhận được sẽ hoàn toàn xứng đáng. 

Khi máy in hết mực thì nên đổ mực hay thay hộp mực mới?

Điểm chung lớn nhất của hai phương pháp này đó là cung cấp mực, để cho ra các bản in sắc nét với màu sắc tươi tắn, chân thực. Bên cạnh đó là những ưu, nhược điểm riêng về giá thành cũng như chất lượng, khiến bạn phải đau đầu trong việc lựa chọn. 

Việc lựa chọn đổ mực hay thay hộp mực mới còn phụ thuộc vào điều kiện kinh tế, tần suất sử dụng và đặc biệt là đơn vị cung cấp.

Nên đổ mực hay thay hộp mực hộp mực mới phụ thuộc điều kiện kinh tế, nhu cầu sử dụng

Hãy tham khảo thật kỹ về cả hai cách thay mực máy in và cân nhắc về điều kiện kinh tế cũng như nhu cầu sử dụng để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. 

Cách chọn mực phù hợp với máy in

Hiện nay, tùy theo nhu cầu sử dụng mà mực máy in cũng có rất nhiều loại, vì vậy, bạn cần tham khảo và nhờ tư vấn kỹ lưỡng để máy in hoạt động tốt nhất, đồng thời cho ra các bản in tốt nhất.

Sau đây là các cách phân loại mực máy in.

Phân loại hộp mực theo thiết kế

• Hộp mực tích hợp được kết hợp từ các hộp mực nhỏ lại với nhau, thường dùng trong các máy in màu. Khi một hộp mực nhỏ bị hết màu thì bạn sẽ phải thay thế cả hộp mực. Điều này cho thế chi phí sử dụng máy in có hộp mực tích hợp sẽ cao hơn rất nhiều so với hộp mực có ống độc lập.
• Hộp mực có ống độc lập khắc phục được các nhược điểm so với hộp mực tích hợp. Bạn hoàn toàn có thể thay thế từng hộp mực và vẫn tận dụng được các hộp mực còn lại. Điều này giúp tiết kiệm nhiều chi phí, tránh lãng phí, giảm thiểu nguy cơ ô nhiễm môi trường. 

Mực in Toner phù hợp với máy in laser

• Toner - Mực dành riêng cho máy in laser với mực bộ được tích điện. Chi phí thay mực toner đắt hơn so với hai loại mực còn lại nhưng số lượng bản in cho ra lại nhiều hơn. Vì vậy, nếu tính chất công việc của bạn đòi hỏi phải in liên tục với số lượng lớn thì lựa chọn mực in laser về lâu dài sẽ có lợi hơn. 

Phân loại mực theo dạng mực

Mực máy in cũng có khá nhiều dạng như lỏng, đặc, mực nhuộm Dye, mực dầu Pigment, mực dạng bột. Mỗi dạng sẽ phù hợp với một loại máy khác nhau, cụ thể như sau:

• Mực in dạng lỏng thường phù hợp cho máy in phun và được bơm qua vòi nhỏ ở đầu in rồi phun lên giấy in. Máy in sử dụng mực dạng lỏng sẽ cho ra các bản in sắc nét, sống động và rực rỡ hơn. Nhược điểm lớn nhất là có thời gian khô khá lâu, vì vậy mà bạn cần phải chờ đợi một chút nếu không muốn bị nhòe, lem mực.
• Mực dạng đặc được đóng theo từng ống nhỏ, khi máy hoạt động sẽ khiến mực tan chảy bên trong, ống lăn mực đã tra sẵn dầu sẽ giúp tạo ra bản in hoàn chỉnh. Loại mực dạng đặc này được đánh giá là thân thiện với môi trường, tốc độ in nhanh chóng, tuy nhiên lại có chi phí khá cao. 

Mực dạng đặc thân thiện với môi trường

• Mực nhuộm Dye sử dụng công nghệ thăng hoa mực nhuộm, tức là biến đổi mực nhuộm từ từ dạng rắn sang hơi mà không cần qua dạng lỏng để tạo nên các điểm màu trên giấy được xác định từ trước. Nhược điểm của loại mực này đó là có thời gian khô khá lâu và phải được in trên giấy chuyên dụng.
• Mực dầu Pigment có thể sử dụng được trên nhiều bề mặt khác nhau, chi phí cũng khá hợp lý, không bị phai, lem trong nước và có độ bám dính cực kỳ tốt. Nếu bạn có nhu cầu in ấn văn bản, hình ảnh có tính lưu trữ thì dòng mực này khá phù hợp. 
• Mực in dạng bột: Như đã đề cập, loại mực này phù hợp với máy in laser với độ bền cao, chi phí in ấn cho mỗi bản in khá rẻ, công suất hoạt động cao. Mặc dù giá khá đắt nhưng hiệu suất mang lại hoàn toàn xứng đáng. 

Kinh nghiệm lựa chọn mực máy in

Sau khi đã biết cách phân loại mực máy in và những dòng máy tương ứng thì bạn cũng nên cân nhắc thêm một số yếu tố sau:

Nên lựa chọn mực in chính hãng

• Lựa chọn mực in chính hãng sẽ đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất, giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ hỏng hóc máy in do mực kém chất lượng. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn mực in từ hãng sản xuất máy in để có sự tương thích cao.
• Không nên tự ý thay hộp mực hoặc đổ mực nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể liên hệ trực tiếp đến các địa chỉ bán có dịch vụ bảo trì, giao hàng tận nhà,... 
• Không nên lựa chọn mực máy in có giá rẻ, bởi các thành phần của mực giá rẻ có thể không tương thích với máy in, xảy ra xung đột, lỗi, đồng thời giảm tuổi thọ đáng kể. Việc sửa chữa, bảo hành máy in sau khi sử dụng mực in kém chất lượng lại cao hơn nhiều so với việc sử dụng loại cao cấp, chính hãng.

Hướng dẫn thay mực in đúng cách

Mực in cũng có thể thay tại nhà với một số bước khá đơn giản, bạn chỉ cần tham khảo và vận dụng thêm một số kỹ năng sẵn có. Sau đây là một số bước cơ bản trong việc thay mực in đúng cách

Có 7 bước thay mực máy in cơ bản

Bước 1: Chuẩn bị dụng cụ chính

Bạn cần chuẩn bị 1 cái kìm có mũi nhọn, 1 tua vít 2 đầu kích thước nhỏ, 1 tua vít có 4 cạnh to, 1 lọ mực mới tương thích với máy in, chổi sơn quét mực khô, khăn giấy mềm và 1 chiếc phễu dùng để đổ mực. 

Bước 2: Tháo từng bộ phận của hộp mực để tiến hành thay

Sử dụng tua vít 4 cạnh để tháo rời ốc tại vị trí đầu bánh răng trống rồi tháo ốp ở đầu trống. Sau đó kéo phần nắp che trống để thấy 1 chốt inox nhỏ màu trắng và lấy kìm mũi nhọn rút ra, tương tự với đầu còn lại. 

Bước 3: Đổ mực thải bên trong ra ngoài

Sau khi đã tháo rời trống, trục cao áp, gạt lớn thì hãy tiến hành đổ mực thải ra ngoài. Sau cùng là lắp gạt lớn, trống và trục cao áp trở về trạng thái ban đầu. 

Đổ mực thải bên trong ra và vệ sinh trước khi cho mực mới vào

Bước 4: Vệ sinh sạch sẽ hộp mực, kiểm tra các thiết bị hao mòn

Việc vệ sinh hộp mực trước khi đổ mực mới vào là bước vô cùng quan trọng, bởi phần bụi mực khô lại có thể sẽ làm tắc ống phun mực, khiến máy in bị lỗi khi hoạt động. 

Bên cạnh đó là kiểm tra và thay thế linh kiện bị hao mòn, xuống cấp để bản in đạt chất lượng tốt nhất. 

Bước 5: Đổ mực mới vào hộp mực

Đặt phễu đã chuẩn bị lên phần nắp của hộp mực in rồi đổ mực vào, cuối cùng là lắp lại như vị trí ban đầu. 

Bước 6: Lắp ráp lại các bộ phận của hộp mực với máy in

Kiểm tra lại toàn bộ các bộ phận, ốc vít đã được lắp đặt hoàn chỉnh hay chưa rồi mới bật công tắc máy in.

Bước 7: In kiểm tra trước khi hoàn tất

Chất lượng của bản in chính là kết quả của quy trình thay hộp mực in tại nhà, vì vậy, bạn đừng bỏ qua bước này nhé!

In kiểm tra trước khi hoàn tất

Cách gắn mực máy in

Nếu bạn không thực hiện phương pháp thay mực máy in thì có thể lắp hộp mực mới theo quy trình sau đây:

• Bước 1: Đóng miếng chặn giấy, mở phần nắp máy in phía trên.
• Bước 2: Tháo rời hộp mực cũ ra.
• Bước 3: Tháo nhẹ nhàng hộp mực mới ra khỏi túi bảo vệ.
• Bước 4: Lắc nhẹ hộp mực mới khoảng 5 đến 6 lần để mực được phân bố đều bên trong.
• Bước 5: Kéo băng dán thẳng ra về phía ngoài theo phương ngang, không làm sót keo sẽ ảnh hưởng đến chất lượng mực. 
• Bước 6: Thay thế hộp mực. 
• Bước 7: Đóng nắp máy in phía trên. 
• Bước 8: In thử và hoàn tất quy trình gắn hộp mực máy in.

Cách gắn mực máy in gồm 8 bước

Một số lỗi thường gặp trên máy in khác

Bên cạnh lỗi máy in hết mực thì trong quá trình sử dụng, chắc chắn bạn cũng có thể sẽ gặp một số lỗi khác như máy chỉ in được 1 trang, đã đặt lệnh in nhưng không hoạt động, máy in không kéo giấy, bản in bị mờ,... 

Hãy cùng tham khảo nguyên nhân và cách khắc phục một số lỗi này trong nội dung tiếp theo của bài viết!

Lỗi in trắng toàn bộ

Nguyên nhân của lỗi này có thể là máy in hết mực hoặc lò xo ở đầu trục đã bị gãy, lệch vòng xoay, bị biến dạng hoặc gãy hoàn toàn. 

Bạn có thể khắc phục lỗi này bằng cách tháo hộp mực ra kiểm tra tình trạng lò xo, nếu lệch thì sửa lại, nếu bị nứt, gãy thì thay trục mới. 

Lỗi in trắng toàn bộ

Lỗi máy báo ready to print nhưng không in được

Lỗi máy in báo sẵn sàng in nhưng không hoạt động do khá nhiều nguyên nhân, sau đây là một số trường hợp và cách khắc phục cụ thể:

• Trường hợp 1: Dây cáp bị lỏng hoặc chân cắm đã bị hỏng, bạn chỉ cần rút chân cáp ra và cắm lại hoặc thay dây cáp mới. 
• Trường hợp 2: Máy in đang ở chế độ tạm dừng. Bạn có thể bật lại bằng cách vào mục Printer, chọn tên máy in rồi chọn Pause (tạm dừng) để kích hoạt lại.
• Trường hợp 3: Lỗi máy in đang ở chế độ chờ và chưa sẵn sàng. Cách khắc phục đó là vào mục Printer, chọn tên máy in, click chuột phải tại mục đợi in (offline) để kích hoạt lại. 
• Trường hợp 4: Lỗi đặt không đúng cổng in cũng khiến máy in không hoạt động. Để khắc phục lỗi này, bạn vào Printer, chọn máy in đang dùng, click chuột phải tại mục Properties > Port để thiết lập lại cổng in. 

Lỗi máy in không kéo giấy

Đây là lỗi khá thường gặp bên cạnh tình trạng máy in hết mực mà bạn cần quan tâm. Lỗi này có thể xuất hiện khi bạn đã đặt sai khổ giấy hoặc chưa để giấy vừa khít vào với khung giấy. Cách khắc phục khá đơn giản, bạn chỉ cần kiểm tra và đặt giấy lại cho đúng kích cỡ và vị trí là được. 

Lỗi máy in không kéo giấy

Lỗi bản in bị mờ, chữ không nét, đậm

Khi gặp phải lỗi này, nguyên nhân đầu tiên có thể nghĩ đến đó là máy in hết mực, tuy nhiên cũng còn một số lý do khác, chẳng hạn như mực máy in không tương thích, trục bị giảm từ tính, vỏ trục bị mòn, gương phản xạ bị dính bẩn, mờ,... 

Cách khắc phục khi máy in gặp phải tình trạng này đó là thay loại mực tương thích với máy in, tốt nhất là chọn mực có cùng hãng sản xuất với máy in, thay trục mới, làm sạch gương phản xạ.

Lỗi bản in bị nhòe, mờ chữ

Bản in bị nhòe, mờ chữ có thể do máy in hết mực hoặc giấy in bị ẩm hoặc quá mỏng. Một nguyên nhân khác đó là bộ phận sấy đã bị hỏng khiến mực bị nhòe khi đưa ngoài hoặc mực in không tương thích với giấy. 

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy thử thay giấy có độ dày lớn hơn, thay bộ phận sấy và đổi loại mực phù hợp. 

Bản in gặp phải lỗi trắng ở giữa trang

Nguyên nhân được xác định của lỗi này đó là máy in hết mực, bạn chỉ cần tiến hành nạp mực hoặc thay hộp mực mới là được. 

Lỗi kẹt giấy khi in

Lỗi kẹt giấy rất thường gặp khi máy in đã hoạt động trong một khoảng thời gian dài, nguyên nhân chính gây ra tình trạng này có thể kể đến như chất lượng giấy kém, bị ẩm, trục kéo giấy đã mòn, rách bao lụa, các trang giấy không được xếp ngay ngắn trong khay. 

Cách khắc phục đó là nên thử thay thế bằng loại giấy khác có độ dày cao hơn, thay trục kéo giấy và sắp xếp lại khay giấy cho thật ngay ngắn. 

Tuy nhiên, để tiếp tục in, bạn cần mở nắp máy in và gỡ tờ giấy bị kẹt ra một cách nhẹ nhàng để tránh làm rách giấy và kẹt phần còn lại bên trong. 

Lỗi kẹt giấy khi in

Ngoài ra, một kinh nghiệm nhỏ nữa để hạn chế tình trạng này có thể xảy ra đó là bạn không nên đặt quá nhiều giấy trong khay và chỉ nên đặt những tờ giấy có cùng kích thước và chủng loại trong khay cho một lần in. 

Bản in có vệt sọc hoặc không hiện chữ

Máy in hết mực là nguyên nhân hàng đầu của lỗi này, tuy nhiên, nếu không phải thì rất có thể đầu phun mực của máy đã bị kẹt, khiến mực không được phun đều, gây ra tình trạng bản in có sọc. 

Để khắc phục tình trạng này, bạn nên kiểm tra lượng mực trước tiên, nếu loại trừ nguyên nhân đó thì hãy tiến hành làm sạch đầu phun mực.

Bản in bị đen

Trục cao su và đế trục cao su có thể đã bị mòn hoặc do hộp quang của máy bị bẩn. Lỗi này có thể khắc phục nhanh chóng bằng cách làm vệ sinh hộp quang hoặc thay mới trục cao su.

Máy tính chưa kết nối với máy in

Mặc dù bạn đã đặt lệnh sẵn sàng in nhưng máy in không hoạt động có thể do kết nối giữa hai thiết bị đang bị đứt quãng. Dấu hiệu nhận biết lỗi này đó là dòng thông báo “Can not start spooler service”, tức là máy in không kết nối được với dịch vụ. 

Bạn có thể khắc phục tình trạng này bằng cách chỉnh lại giắc cắm giữa máy tính và máy in, gõ lệnh services.msc, chọn Printer Spooler, click chuột phải để chọn Automatic trong phần Startup type. Cuối cùng là nhấn Start để khởi động lại. 

Máy tính chưa kết nối với máy in là nguyên nhân gây ra lỗi khi in

Trên đây là toàn bộ thông tin về máy in hết mực, cách nhận biết và hướng khắc phục vô cùng chi tiết. Bạn có thể tự thực hiện nạp mực hoặc thay hộp mực tại nhà, tuy nhiên, đối với một số dòng thế hệ mới như máy in màu Epson, máy in khổ lớn thì bạn nên liên hệ với một đơn vị uy tín, chất lượng để được tư vấn và hỗ trợ thay mực tốt nhất. Hãy liên hệ ngay cho Máy văn phòng Á Mỹ để tham khảo hàng trăm mẫu máy in, mực in chính hãng và được tư vấn chi tiết nhất!